Cómo dividir un archivo de Excel en varios archivos

Oficialmente, un archivo de Microsoft Excel solo puede ser 1,048,576 filas para 16,384 columnas. Seguramente nadie necesita un archivo de Excel más grande que ese, ¿verdad? Bueno, te sorprendería. Aunque su hoja de cálculo de Excel no es tan masiva, es posible que desee descomponerse en piezas más manejables.

Este artículo mostrará las diversas formas de hacer esto.

Cómo dividir un archivo de Excel en varios archivos

Cubrimos varias maneras diferentes (terceros oficiales y terceros) para romper grandes hojas de cálculo en las más pequeñas.

A mano

Quizás la forma más simple (aunque no la más glamorosa) para dividir los archivos es usar manualmente los atajos de mouse y teclado. Aquí está cómo hacer –

1. Arrastre para resaltar las filas y columnas que desea dividir y copiarlas. Puede hacerlo eligiendo “copia” del menú contextual (haga clic derecho) o a través del atajo de teclado (CTRL + C).

2. Abra un nuevo libro de trabajo (Ctrl + N) y pegue las celdas en la nueva hoja de cálculo. Una vez más, puede usar el menú contextual o el atajo de teclado (CTRL + V).

Si sus datos se han formado de manera diferente a la hoja de cálculo en blanco que se mantiene, es posible que desee mantener esta configuración, en cuyo caso debe hacer una pasta especial. Esto es como:

1. Copie sus datos de su hoja de trabajo existente (CTRL + C) y abra un nuevo libro de trabajo (CTRL + N).

2. En la nueva hoja de cálculo, haga clic en la flecha hacia abajo debajo del botón “Pegar” en la pestaña Inicio.

3. Elija la opción que mantendrá el formato intacto. Pasar el mouse en una opción le mostrará una vista previa de la hoja de cálculo. En este caso, hemos elegido “mantener los anchos de la columna de origen”.

Excel VBA

Dividir los libros de trabajo manualmente para una o dos hojas de cálculo puede ser realizable, pero si necesita hacer lo mismo para 30 o 40 hojas en un libro de trabajo? Afortunadamente, el propio lenguaje de programación de Excel, Visual Basic para Aplicaciones (VBA), lo ha cubierto. Es más complicado, pero puede automatizar el proceso y ahorrar mucho tiempo. Esto es lo que debe hacer:

1. Comience agregando VBA a la pestaña “Revisión”. Haga clic en el botón derecho en la pestaña y elija “Personalizar la cinta”.

2. En la ventana que aparece, en la ventana derecha, marque la casilla “desarrollador”.

3. Haga clic en “Aceptar” para confirmar. La pestaña “Desarrollador” ahora será visible en el menú Excel.

Ahora puede abrir VBA y codificar un proceso especial para exportar hojas de trabajo a archivos separados:

1. Deberá habilitar el código VBA para su libro de trabajo, que está en el formato correcto. Guarde el archivo como un “libro de trabajo macro macro”. Puede elegir esta opción en el menú Drop -down del Explorer.

2. En la pestaña “Desarrollador”, haga clic en el botón “Visual Basic” para abrir el editor de códigos.

3. Cuando se abra la nueva ventana, haga clic en el botón derecho “completo 1” y luego “insertar”, luego “módulo”.

5. Aparecerá un nuevo “módulo” en el menú. Cambie el nombre para describir la tarea que realizará, por ejemplo, “export_sheet”. Los espacios no se pueden usar.

5. Escribe lo siguiente al editor:

6. Luego elija la hoja para exportar a un archivo separado, abra Visual Basic nuevamente y haga clic en el icono “Reproducir” para ejecutar el proceso.

7. Si tiene éxito, recibirá un mensaje y su hoja se guardará por separado.

Tercero

Si la codificación parece un poco desagradable y el manual no la corta, también puede recurrir a terceros. Hay muchas cosas (CSV dividido, Splitter CSV y Splitspiewshefs) que automatizarán el proceso para usted. Hay varias opciones gratuitas y pagas, pero como con todas las opciones de terceros, es cauteloso.